2022年1月から施行された電子帳簿保存法について、弊社の適用事例を紹介します。
電子帳簿保存法の概略
電子帳簿保存法は、大きく3つに分類されます。
- 電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存 - スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存 - 電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存
優先度が高いのは、対応が必須になった「電子取引」になるかと思います。
「電子的に授受した取引情報をデータで保存」を分かりやすく例えると、メールやWebサイトで送ったり受け取ったりしたPDFの請求書・領収書等を紙に印刷して保存することは認められませんということなのでので、何らかの対策が必要になります。
「電子取引」に適用することで、紙の請求書等は不要になり保存場所の確保が必要なくなり、事務作業の効率化も期待できるため、メリットも多いと思います。
電子取引データの保存要件
電子データの保存には以下の要件があります。
「真実性の要件」
以下の措置のいずれかを行うこと
①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
②取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者の関する情報を確認できるようにしておく
③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除をおこなうことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
「可視性の要件」
(Ⅰ)保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
(Ⅱ)電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
(Ⅲ)検索機能を確保すること
検索機能の要件
１．取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
２．日付又は金額の範囲指定により検索できること
３．二つ以上の任意の記録事項を組み合わせた条件により検索できること
URL等、上記と同じ
電子帳簿保存法のこれらの要件を検討した結果、弊社のソフトウエア FormPat の電子フォームとワークフロー機能で、要件を満たせると判断しました。
以下、FormPat を例としたシステム化の詳細です。
要件ごとの検討
要件ごとの具体的な検討内容は以下の通りです。
「真実性の要件」は①～④のいずれかに対応すれば良いので、どの要件に対応するか検討しました。
①のタイムスタンプ付きの電子データを取引先へ要望することはハードルが高いので除外しました。
②のタイムスタンプの付与はコストが掛かり、付与するための作業負担も考慮して除外しました。
③の訂正・削除を行った場合の確認は、FormPat の履歴機能を利用することにしました。
④の事務処理規定の作成と運用は、規定文書の作成とともに FormPat のワークフロー機能を利用することにしました。
結果、③④の対応で「真実性の要件」を満たします。
「可視性の要件」の(Ⅰ)のハード環境・マニュアル等は特に問題なく、
(Ⅱ)のシステム概要書も FormPat のヘルプ・マニュアルサイト・PDFマニュアルで対応します。
(参考)
国税庁HP 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
「問16 いわゆるオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能にシステム概要書と同等の内容が組み込まれている場合、システム概要書が備え付けられているものと考えてもよいでしょうか。」
(Ⅲ)の検索機能の要件は、FormPat の検索機能で完全に対応できます。
画面の紹介
実際に運用している事例を FormPat のスクリーンショットで紹介します。
電子データの種類を選択
保存する電子データの種類をメニュー画面から選びます。
電子取引を請求書、領収書、立替領収書等に分類して保存することにしました。
次に紹介している電子取引フォーム内に分類項目をプルダウンで設けて選択する方法もあるかと思います。
取引情報の入力と電子データの添付
電子取引フォームの取引年月日・取引先名・取引金額を入力、電子データを添付します。
電子取引フォームの書式はデザインツールで自由に作成・変更できます。
[？]を選ぶと、取引先マスタ参照・カレンダー・ファイル選択画面を表示します。
取引情報から検索
電子取引フォームの取引年月日・取引金額・取引先の組み合わせと範囲指定で検索します。
電子取引フォーム内に設けたすべての項目を検索対象にできます。
事務処理規定はメニューから表示
メニューから「事務処理規定」を選ぶと規定文書を表示します。
誰でもいつでも「事務処理規定」の表示を可能にしています。
「取引情報訂正・削除申請書」の入力と申請
事務処理規定に記載している「業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合の管理と記録」には、「取引情報訂正・削除申請書」フォームに該当項目を入力し、ワークフローによる申請と承認で対応します。
ワークフローは、①申請者→②管理責任者が承認→③処理責任者が電子取引の訂正・削除を実行 の流れになります。
弊社の電子帳簿保存法の電子取引の適用は、このようなシステムで運用しています。
今後に、事務処理ならびに電子帳簿保存法によりフィットするよう FormPat の機能アップも予定しています。
電子取引に関わる電子データの保存義務については2年の猶予期間が設けられましたが、電子帳簿保存法に適用することは、ペーパーレス・事務の効率化等、多くのメリットをもたらすはずです。
FormPat のユーザー様へ
ご紹介しました「電子取引フォーム」の定義ファイルをご提供します。
フォームの定義ファイルは、専用デザインツールでお客様の使い勝手の良いよう変更してください。
ご利用中の FormPat のバージョン等で利用方法が変更になることがあります。
詳しくは弊社の営業窓口へお問合せください。
